5 Consejos últiles para mejorar la Atención al Cliente

5 Consejos últiles para mejorar la Atención al Cliente

1. Destina un teléfono especial para ello y deriva todos los canales de venta al mismo punto
Los usuarios deben de poder contactar con el personal de Atención al Cliente rápidamente y en un periodo corto de tiempo, y a poder ser de forma gratuita. Los teléfonos de pago son un freno a las consultas o reclamaciones.

Ten disponible un teléfono gratuito para que los clientes puedan llamarte dentro del horario establecido. Los usuarios se encontrarán en un punto del proceso de venta caliente donde sólo necesitan una respuesta, consejo, solución o seguridad por tu parte para cerrar la compra. Haz que no se atasquen en el embudo de conversión y facilita su proceso de compra. 

2. Asigna una persona del equipo o contrata una Oficina Virtual

Tanto si dispones de una pequeña, mediana o gran empresa debe de estar claro quien o quienes van a pertenecer al Departamento de Atención al Cliente. Quizás si se trata de una pequeña empresa esa/s persona/s tengan un rol compartido con otras tareas que deban ejecutar, pero en una mediana o gran empresa es imprescindible que haya un equipo que se encargue plenamente de ello. 

En el caso de las pequeñas empresas que no tengan la capacidad de poder resolver esta situación lo recomendable es contratar un servicio de Oficina Virtual externo donde puedan captar todas las llamadas y darles respuesta sin perder ningún contacto. El coste es muy bajo y te ofrecerá un servicio de calidad para tus clientes, no te lo pienses y empieza a cuidar a tus clientes cuanto antes.

3. Valora la necesidad de contratar un sistema de tickets

Muchas empresas, sobre todo aquellas que son 100% digitales, necesitan muchos canales de comunicación con sus clientes. Además del teléfono de contacto principal, pueden contar con más líneas según el departamento en cuestión con el que se desea contactar. Lo mismo ocurre con los emails de contacto, y cabe añadir también el formulario de contacto de la web, los mensajes en redes sociales, WhatsApp, etc. 

Muchos canales que cabe centralizar en una plataforma y después distribuir en diferentes departamentos que den respuesta según el motivo del contacto. Para ello resultan muy útiles los Softwares de Atención al Cliente que ofrecen una solución a los Departamentos de Atención al Cliente. Contratar uno será la clave para tener controlados todos los contactos de los clientes y usuarios con la empresa y darles una respuesta rápida y profesional.

4. Detecta necesidades, problemas y sugerencias de los clientes y usuarios

Los clientes o usuarios de tu empresa invierten un tiempo en contactar contigo para comunicarte sus necesidades. No desperdicies ésta información tan valiosa que te están ofreciendo. Si los mandos superiores están en contacto directo con el Departamento de Atención al cliente podrán detectar problemas de funcionamiento de la web, nuevas tendencias que buscan los clientes, sugerencias acerca de cómo mostrar la información para que sea más clara, nuevas necesidades del mercado, etc. 

Nunca dejes de escuchar a tus clientes y de ponerte en su lugar durante el proceso de compra.

5. No descuides ningún paso del embudo de conversión

El embudo de conversión comienza cuando el cliente detecta una necesidad o interés en la compra de un producto/ servicio. Es desde ese mismo instante cuando debes ofrecer al usuario la posibilidad de contactar con el Servicio de Atención al Cliente para ofrecerle más información, más seguridad sobre el servicio/compra, más garantías, más motivaciones a la compra… Haz que tu servicio sea accesible y cómodo, ofrece llamar tú en vez de que te llamen. Reduce los tiempos de respuesta y sé resolutivo para que sepan que tu empresa es seria y profesional.

Después de la toma de decisión ocurre lo mismo durante el proceso de compra, pueden haber problemas, incidencias, dudas que queden por resolver y es importante estar al frente con una atención al cliente eficaz para que el cliente tenga toda la seguridad y confianza en tu empresa.

Y nunca menos importante, el servicio post-venta, que es el que realmente fideliza al cliente. Asegúrate de que su compra/servicio ha sido satisfactoria. Si no es así, recompensa al cliente con una solución que sea de su agrado. Nunca cortes la comunicación con el cliente, si ante un problema eres resolutivo él te lo agradecerá siempre. Ahí es cuando una empresa profesional se gana al cliente.